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個人情報保護

個人情報保護制度

現代社会は、情報処理の高度化が進み、市民生活に多くの利便性をもたらしていますが、同時に、個人情報が大量に収集、蓄積され、流通することによって、プライバシーが侵害される危険性も高まっています。
平川市では、総合的な個人情報の保護制度を確立するため、平川市個人情報保護条例を平成18年1月に制定し、この条例に基づき、市が個人情報を適切に取り扱うことによって安心して信頼できる市政の推進を目指しています。

1.条例の対象とする個人情報

(1)「個人情報」
条例の対象となる「個人情報」とは、氏名、生年月日その他の記述(住所、電話番号、役職名など)により、特定の個人を識別する(=世間一般の人が、これらの情報を特定個人のものと知る)ことができるものをいいます。
また、一つ一つの情報では特定の個人が分からなくても、これらの情報や、一般に公表されている情報をいくつか組み合わせることで特定の個人が識別されるような場合には、それらの情報も「個人情報」に該当します。
(2)「保有個人情報」
市が保有する行政文書に記録された個人情報を「保有個人情報」といいます。
(3)「個人情報ファイル」
特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物を「個人情報ファイル」といいます。

2 平川市が取り扱う個人情報の保護

(1)市、事業者、市民の責務
ア 市の責務
市は、この条例の目的を達成するため、個人情報の保護について必要な措置を講ずるとともに、あらゆる施策を通じて個人情報の保護に努めなければなりません。
イ 事業者の責務
事業者は、個人情報の保護の重要性を認識し、その保有する個人情報の取扱いに伴う個人の権利利益の侵害の防止について必要な措置を自ら講ずるよう努めるとともに、個人情報の保護に関する市の施策に協力しなければなりません。
ウ 市民の責務
市民は、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報を適切に取扱い、他人の権利利益を侵害することのないよう努めなければなりません。
(2)利用目的の特定・明示
市が個人情報を保有するときは、利用目的をできる限り特定し、必要な範囲内で保有します。また、本人から直接書面で個人情報を収集するときは、原則として本人に利用目的を明示します。
(3)収集の制限
市が個人情報を収集するときは、原則として本人から収集します。また、思想・信条・宗教に関する情報や、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報は、原則として収集しません。
(4)適正管理義務
市が保有している個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、漏えい、滅失、き損、改ざんの防止等のため、必要な措置を講じます。必要がなくなった個人情報は、速やかに廃棄・消去します。
(5)目的外利用・提供の制限
利用目的の範囲を超えて、個人情報を市の内部で利用したり、市の外部に提供したりすることは、原則として行いません。

市の保有する個人情報の本人関与のしくみ

平川市が保有する個人情報については、平川市個人情報保護条例により次のような本人関与のしくみが定められています。
手続きは、所定の請求書等に必要事項を記入し、情報公開担当窓口(総務課行政係)に提出していただきます。(本人確認をさせていただきますので、免許証などの提示が必要です。)

1.本人開示請求

どなたでも、実施機関(市長、議会、教育委員会等)の保有する自己の個人情報の開示を請求することができます。実施機関は、請求日の翌日から14日以内に開示・非開示等の決定を行い、請求者に通知します。
次の情報は、開示しないことがあります。

  • 法令等の規定により本人に開示することができない情報
  • 開示することにより本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報
  • 本人以外の個人情報であり、開示することにより特定の個人が識別されるか、個人の権利利益を害するおそれのある情報
  • 開示することにより法人等の権利、競争上の地位その他正当な利害を害するおそれがある情報
  • 開示することにより、人の生命、身体、財産等の保護その他の公共の安全の確保および秩序の維持に支障が生ずるおそれがある情報
  • 市や国等の内部又は相互間における審議、協議等に関する情報であって、開示することにより率直な意見交換が不当に損なわれたり、特定の者に不当に利益、不利益を及ぼすおそれがある情報
  • 開示することにより市や国等が行う事務事業の適正な遂行に支障が生じるおそれがある情報

 

 

2.訂正請求

本人開示請求により開示された保有個人情報に事実の誤りがある場合には、訂正、追加又は削除を請求することができます。
実施機関は、請求日の翌日から30日以内に訂正・非訂正等の決定を行い、請求者に通知します。
※訂正請求の手続きには、必要事項を記入した訂正請求書のほか、訂正請求の内容が事実に合致することを証明する資料を提出する必要があります。

3.利用停止請求

本人開示請求により開示された保有個人情報が、不適法に取得、保有、利用又は提供されている場合には、その利用・提供の停止又は消去を請求することができます。
実施機関は、請求日の翌日から30日以内に利用停止・非停止等の決定を行い、請求者に通知します。

4.手数料

個人情報の閲覧・視聴は無料です。
本人開示請求の際、対象文書の写しの交付を請求された場合は、情報公開制度と同様に、実費をいただきます。

5.不服申立て

本人開示請求、訂正請求、および利用停止請求に対する実施機関の決定に不服があるときは、情報公開制度と同様に、行政不服審査法に基づく不服申立てができます。

市民の方へ

個人情報の保護に関する法律や平川市個人情報保護条例に基づき、事業者や市に対して、次のようなことが可能となります。

「個人情報の保護に関する法律」とは

個人情報の適正な取扱いに関し、国、地方自治体、事業者の責務を定め、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とした、国の個人情報保護施策の基本法で、平成17年4月1日に全面施行されました。
民間事業者については、5,000件を超える個人データを事業活動に利用している事業者を「個人情報取扱事業者」とし、個人情報取扱事業者が最低限守るべき個人情報取扱いのルールを定めています。

個人情報取扱事業者に対して

1.利用目的等の提示
個人情報取扱事業者が個人情報を取得する際には、利用目的を公表または本人に明示等することとされています。
また、個人情報取扱事業者に自分の個人データの利用目的等の通知を求めることができます。  
2.個人情報の開示
個人情報取扱事業者が保有する自分の個人データの開示を求めることができます。
3.個人情報の訂正等
個人情報取扱事業者が保有する自分の個人データに事実の誤りがあるときは、当該データの訂正・追加・削除を求めることができます。
4.個人情報の利用停止等
個人情報取扱事業者が、自分の個人データを目的外に利用していたり、不適正な取得や第三者提供を行っているときは、当該データの利用停止を求めることができます。
5.認定個人情報保護団体(※)や監督権限のある機関等への相談
個人情報取扱事業者の個人情報の取扱いに関して疑問等があるときは、当該個人情報取扱事業者の相談窓口のほか、認定個人情報保護団体や、当該個人情報取扱事業者の監督権限のある機関(主務大臣等)に随時相談を行うことができます。
※「認定個人情報保護団体」とは
個人情報の適正な取扱いの確保のため主務大臣が認定した、苦情の処理や対象事業者に対する情報の提供などを行う団体です。
認定個人情報保護団体や国の窓口の一覧は、消費者庁のホームページで公開しています。

市に対して

 

  1. 個人情報の本人開示請求
    市が保有する自己の個人情報の開示を求めることができます。

 

  1. 個人情報の訂正請求
    本人開示を受けた個人情報に事実の誤りがあるときは、当該個人情報の訂正・追加・削除を求めることができます。
  2. 個人情報の利用停止請求
    市が、不適法な個人情報の取得・保有・利用・外部提供を行っているときは、当該個人情報の利用(提供)停止を求めることができます。

市民の責務

市民の皆さん一人ひとりが個人情報保護の重要性を認識し、個人情報を適切に取扱い、他人の権利利益を侵害することのないよう努める必要があります。

事業者の方へ

個人情報の保護に関する法律や平川市個人情報保護条例に基づき、事業者が守らなければならない主な義務等は以下のとおりです。

「個人情報の保護に関する法律」とは

個人情報の適正な取扱いに関し、国、地方自治体、事業者の責務を定め、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とした、国の個人情報保護施策の基本法で、平成17年4月1日に全面施行されました。
民間事業者については、5,000件を超える個人データを事業活動に利用している事業者を「個人情報取扱事業者」とし、個人情報取扱事業者が最低限守るべき個人情報取扱いのルールを定めています。

個人情報取扱事業者の義務等

  1. 利用・取得について
    個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表すること。
    本人から直接書面で個人情報を取得する場合には、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合などを除き、あらかじめ本人に利用目的を明示すること。
    偽りその他不正な手段によって個人情報を取得しないこと。
  2. 適正・安全な管理について
    利用目的の達成に必要な範囲で、個人データを正確かつ最新の内容に保つこと。
    漏えいなどを防止するため個人データを安全に管理し、従業者の監督や委託先の監督を行うこと。  
  3. 第三者提供について
    個人データをあらかじめ本人の同意を取らないで第三者に提供することは原則禁止。
  4. 個人データに関する事項の公表について
    次の事項を本人の知りえる状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くこと。また、利用目的の通知を求められたときは、遅滞なく通知すること。
  • 事業者の名称
  • すべての保有個人データの利用目的
  • 個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等の手続方法
  • その他政令で定める事項  
  1. 開示請求、訂正請求、利用停止請求について
    事業者が保有する個人データに関して、本人から開示請求、訂正請求、利用停止請求があった場合は、必要な措置を講ずること。
  2. 苦情の処理について
    個人情報の取扱いに関して苦情が寄せられたときは、適切かつ迅速に処理すること。
  3. 認定個人情報保護団体(※)や監督権限のある機関からの指導等について
    認定個人情報保護団体から個人情報の取扱いに関して説明や資料の提出を求められたときは、正当な理由なく拒んではならない。
    事業者の監督権限のある機関(主務大臣等)からの報告の徴収、助言、勧告、命令を受けた場合に必要な措置等を講ずること。
    なお、命令に違反した場合は罰則の適用があります。


※「認定個人情報保護団体」とは
個人情報の適正な取扱いの確保のため主務大臣が認定した、苦情の処理や対象事業者に対する情報の提供などを行う団体です。
認定個人情報保護団体や国の窓口の一覧は、消費者庁のホームページで公開しています。

個人情報保護Q&A

平成17年4月に個人情報保護法が全面施行されて以来、個人情報の取扱いに対する市民や事業者等の意識は非常に高まりました。その一方で、個人情報の取扱いについての不安や疑問も多く生じています。中には、法の定め以上に個人情報の提供を控えてしまう、いわゆる過剰反応ともいえるような状況が起きております。
個人情報保護制度を正しく理解し、個人情報を適正に保護するとともに上手に利用しましょう。

Q1.どのような情報が「個人情報」にあたるのですか。

A.「特定の個人の情報」であることを認識できる情報です。
個人情報保護法に定める「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、その情報により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう、とされています。
具体的には、氏名、生年月日、住所、性別、電話番号、メールアドレス、家族構成、生活記録、写真、映像、思想、信条、宗教、病歴・障害、意見などが個人情報となります。

Q2.自宅にダイレクトメールが届いたり、営業電話がかかってきたりします。自分の個人情報をどうやって入手したのか不安です。これは違法ではありませんか。

A.個人情報保護法のルールを守っていれば、適法に行うことができます。
電話帳や市販の住宅地図など一般に公にされているものから個人情報を収集し、利用目的を通知又は公表していれば、営業電話やダイレクトメールも適法に行うことができます。
名簿業者など個人情報を第三者に提供している事業者で、法律の義務規定が適用される事業者(P2参照)は、本人から申出があれば情報を削除しなければならないことになっています。
ただし、架空請求など悪質と思われるダイレクトメールや電話などの場合は、連絡を取ると、逆にさらなる個人情報や金品などを要求してくる場合がありますので、無視することが一番安全です。

Q3.商品購入のためA社に資料請求したところ、A社と合併したB社から資料が届きました。個人情報の取扱いとして問題はないのでしょうか。

A.合併など事業承継に伴う提供は、個人情報の第三者提供に該当しません。
個人情報の第三者提供には、原則として本人同意が必要です。
しかし、合併など事業承継に伴う個人情報の提供は、本人の同意を必要とする第三者提供には該当しません。したがって、A社が個人情報を取得した際の利用目的の範囲内での利用であれば、B社が利用しても違法ではありません。

Q4.自治会町内会やサークル団体には個人情報保護法が適用されますか。

A.個人情報保護法の事業者に対する規定は通常適用されません。
個人情報保護法に定める義務規定が適用される事業者は、5,000件を超える個人情報を事業活動に利用している者のみであるため、5,000件を超える個人情報を保有していない自治会町内会やサークル団体は対象外となります。もちろん個人にも適用されません。
ただし、法律の趣旨を踏まえた適切な取扱いが必要です。

プライバシーの侵害に注意!
個人情報保護法が適用されない場合でも、次の1.~3.すべてに当てはまる情報をみだりに漏らした場合には、いわゆるプライバシー権の侵害として、民法上の不法行為責任や刑法上の名誉毀損罪に問われる場合があります。
  1. 個人の私生活に関する情報
  2. 一般の人に知られていない情報
  3. 一般の人の感受性を基準にして通常公開を欲しないと考えられる情報

Q5.自治会町内会で名簿などを作るときに注意することはありますか。

A.自治会町内会の役割(防犯・防災、環境美化、福祉、文化・レクリエーション活動など)を実現するために、名簿作成が必要であることについて、事実上会員の理解を求めるスタンスをとることがよいでしょう。

自治会町内会で名簿を作成・配付するときのポイント
  1.  利用目的について
自治会町内会名簿はもっぱら自治会町内会活動の目的を達成するために利用することを、名簿に記載することもひとつの方法と考えられます。
  1. 名簿に載せる項目の限定
名簿に載せる項目は、氏名・住所・電話番号など、必要最小限にしましょう。
  1. 個人情報を取得するときの留意事項
よき地域社会を作り上げることが自治会町内会の大きな役割であることを理解していただき、病に倒れている人がいた場合や困っている人がいたときに、名簿などを活用する必要があることを理解してもらうことが肝要でしょう。
  1. 利用方法のルール
利用方法のルールについては、自治会町内会活動のために利用することを名簿に記載するのもよい方法と考えられます。
  1. 名簿取扱いのルール
自治会町内会員の皆様におかれても、セールスなど営業目的のために利用されることのないよう配慮していただきたい旨、名簿に記載することもひとつの方法でしょう。

Q6.イベント時の写真を掲示するときに全員の同意は必要ですか。

A.事前の案内をするときに告知しておきましょう。
お祭りなどの各種イベント時に写真を撮り、後日集会所、会報、ホームページなどに掲載する場合があります。写真に写っている個人の顔も個人情報に該当しますので、取扱いには一定の注意が必要です。
撮影や掲載がイベント計画時に分かっているのであれば、イベントを告知する際やイベント会場で次のような注意書きを付けて周知しておくとよいでしょう。
ビデオ録画についても、撮影を受けた場合には公表されることを事前に告知しておきましょう。
また、ホームページへの掲載など不特定の人に対して公にする場合には、撮影にあたって、個々人の同意を取るか、遠景とするなどの特段の配慮が必要です。
なお、個人的に撮影し、個人で利用する場合には、周りの人が写ってしまったとしても、公序良俗に反しない限り問題ありません。

Q7.災害に備えて高齢者などの情報を地域で共有しておきたいのですが。

A.悪用される危険性が高い情報なので、特に厳重に管理することが必要です。
緊急の場合に備えてひとり暮らしの高齢者の連絡先などを地域で共有することは、災害時に迅速な支援を行うために効果的ですが、一方でこのような情報は、他の情報に比べて、詐欺や空き巣などの犯罪に悪用される危険性が高いので、情報を利用できる人を必要最小限にし、それ以外の人が利用できないよう特に厳重に管理する必要があります。また、収集の際には本人又は近親者の同意を取るようにしましょう。
なお、事故や災害が起こったとき、被害者の家族等への連絡、その他被害者の生命、身体、財産等を保護するため緊急の必要がある場合には、本人の同意を得ずとも個人情報の利用、提供は可能です。

Q8.商店会などで防犯カメラを設置するにあたり、気をつけることはありますか。

A.カメラ設置の必要性、利用の目的・範囲、管理方法等について、設置する地域の皆様の意見をお聞きすることが望ましいと思われます。
防犯カメラについては有用性が認識されている一方で、個人情報やプライバシー侵害等の面で不安を感じる人もいます。法律や条例の趣旨を踏まえ、カメラ設置の必要性、利用の目的・範囲、管理方法等について、商店会・自治会町内会・管理組合など設置する地域の皆様の意見をお聞きし、 可能な範囲で周知することが望ましいと思われます。

Q9.採用試験で不採用となった人の「履歴書その他提出された書類」は、これまでどおり返却しなくても違法にはなりませんか。

A.「返却しないこと」は違法ではありません。ただし、トラブルを避けるために「履歴書その他提出された書類は返却しない旨」をあらかじめ明示しておきましょう。また、保管・管理は適正に行い、不要となった際には速やかに適正な方法で廃棄しましょう。
不採用となった人の履歴書を、利用目的の範囲内で保有することは違法ではありません。個人情報保護法では、取得した個人情報の取扱いについて定めていますが、返却については定めていません。なお、採用試験のための履歴書等の取得は、「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合(法第18条第4項第4号)」に該当するため、利用目的の明示はしなくてもかまいません。

Q10.取引先から「貴社の従業員に当社の新商品紹介のダイレクトメールを送りたいので、従業員の住所・氏名を教えてほしい」との依頼がありました。断りにくいのですがどうしたらよいでしょうか。

A.従業員の個人情報も顧客等の個人情報と同様に、個人情報保護法にしたがって適切に取り扱うことが必要です。利用目的外に利用したり、第三者に提供したりする場合は、あらかじめ本人の同意を得ることが必要です。
従業員の個人情報は、事業遂行のために取得されたものであり、事業目的のために社会通念上合理性があると認められる範囲内で利用すべき個人情報です。
したがって、本事例のように、取引先の営業活動に利用する場合は、利用目的外の利用・第三者提供となりますので、あらかじめ本人の同意を得ることが必要です。また、同意が得られた場合でも、提供する情報は、住所・氏名などできるだけ基本的な必要最低限の情報に限定することが望ましいでしょう。
なお、雇用関係において事業者が優越的な立場にある場合、事実上同意を強制してしまうことが起こりがちですので、そのようなことのないように留意する必要があります。

Q11.会社のホームページに従業員の氏名・顔写真を掲載したいのですが、どのような点に注意すればよいでしょうか。

A.ホームページへの掲載は、個人情報の第三者提供となりますので、あらかじめ本人の同意を得ることが必要です。また、個人情報をホームページに掲載することが本当に必要なのかどうか、慎重に判断するようにしましょう。
ホームページに従業員の顔写真等を掲載することは、顧客が親近感・安心感を持ったり、信頼度が高まるなどの効果が期待できます。
しかし、インターネットは世界中の人が自由に見ることができ、一度掲載した情報を取得した人から回収することは、ほぼ不可能といえます。中にはインターネットで取得した情報を悪用して嫌がらせ等の行為をする人もいるため、本当に個人情報をホームページへ掲載することが必要なのかどうか、慎重に判断しましょう。

Q12.担任をしているクラスの生徒が大けがをし、意識不明になりました。病院に付き添って行きましたが、生徒の保護者と連絡が取れません。 医師から、治療に必要な情報として生徒のアレルギーの有無などを尋ねられました。知り得る範囲のことを答えてもよいのでしょうか。

A.「人の生命、身体の保護に必要な場合」は、本人の同意が得られないときであっても、必要な範囲で情報提供することができます。
個人情報は法に定められた場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供することは禁止されています。
しかし、本事例のように、適切な治療を受けるために必要な情報の提供を医師に求められており、生徒本人からも、親権者である保護者からも同意を得ることができない場合は、「人の生命、身体の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(法第23条第1項第2号)」にあたると考えられます。したがって、担任教師は生徒の健康情報を必要な範囲で医師に提供することができます。なお、生徒の保護者と連絡が取れ次第、その旨をお知らせすることが大切です。

この記事への問い合わせ

総務課 行政係

平川市柏木町藤山25番地6(本庁3階)

電話番号:0172-44-1111(内線1342・1350・1357)

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