ひとり親家庭等医療費受給資格証更新申請書の誤送付について

市では、令和５年７月12日にひとり親家庭等医療費受給資格証の更新手続きに係る書類を受給者に送付しましたが、申請書を他の受給者に誤って送付していたことが判明しましたので、お知らせいたします。
このような事態を招いたことをお詫びいたしますとともに、今後、再発防止に取り組んでまいります。

経緯

７月12日：ひとり親家庭等医療費受給資格証更新申請書発送（全364人）

７月19日：受給者から「他人の申請書が届いている」と問い合わせがあり、誤送付が判明

７月19日～21日：受給者リストから誤送付を行った可能性がある対象者60人を洗い出し、それぞれ電話や窓口等にて確認したところ、別の誤送付３件が判明

誤送付の内容

受給者４人に対し、それぞれ取り違えて申請書を送付した。

受給者Ａ ➝ Ｂの申請書を送付

受給者Ｂ ➝ Ｃの申請書を送付

受給者Ｃ ➝ Ｄの申請書を送付

受給者Ｄ ➝ Ａの申請書を送付

申請書の記載内容

住所、氏名、生年月日、電話番号、世帯状況、健康保険情報、受給資格証交付番号

原因

更新手続きに係る書類の封入作業の際、宛名とは別の受給者の申請書を誤って封入した。

発覚後の対応

誤送付した４人の受給者の方に謝罪し、誤った申請書を回収してご本人の申請書を交付した。

今後の対応策

本件は、更新手続きに係る書類の送付に当たり、宛名と申請書との照合確認が不十分で、組織としてチェック体制が働かなかったことが原因です。

今後は、このようなミスが発生しないよう、書類を封入する際には、宛名と申請書の住所・氏名が一致しているか、複数の職員で確認することを改めて徹底いたします。

また、所属職員に対しても本事案を周知し、個人情報の適正な取り扱いを行うよう注意喚起いたします。