○平川市戸籍電算システムに係るデータ保護管理規程

平成20年12月9日

訓令第10号

(目的)

第1条 この訓令は、平川市における戸籍電算システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、もってデータの適切な管理運営及びデータの保護に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍電算システム 戸籍専用コンピュータにより戸籍及び除かれた戸籍の事務(以下「戸籍事務」という。)、戸籍の附票の事務(以下「戸籍附票事務」という。)並びに人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)を行うシステムをいう。

(2) データ 戸籍電算システムで取扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍電算システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍電算システムによる事務処理に当たっては、戸籍に係る事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ統括保護管理者)

第4条 戸籍電算システムの適切な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ統括保護管理者(以下「統括保護管理者」という。)を置き、市民生活部長をもって充てる。

(戸籍データ保護管理者)

第5条 戸籍電算システムの運用及びデータ保護について適切な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長及び総合支所市民生活課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第6条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、データが適切に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍電算システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、統括保護管理者に報告しなければならない。

(業務端末機取扱責任者及び戸籍電算システムの取扱職員)

第7条 保護管理者は、業務端末機の適切な管理をするため、業務端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民課長補佐及び総合支所市民生活課長補佐をもって充てる。

2 保護管理者は、戸籍電算システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の事務処理範囲を定めるものとする。

(データ保護)

第8条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍電算システムの処理が可能な業務端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適切に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第10条 保護管理者は、戸籍電算システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次の各号により適切に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等出力帳票の安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適切な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄しようとするときは、保護管理者の承認を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第12条 統括保護管理者は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員に対し、当該職員ごとに入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 統括保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、パスワードを厳重に管理しなければならない。

3 統括保護管理者は、パスワードを当該パスワードを付与された職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第7条第2項により定められた事務の処理範囲を超えて使用してはならない。

5 パスワードを付与された職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第13条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍電算システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 業務端末機の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍電算システムの運用に関すること。

(業務端末機の操作)

第14条 業務端末機は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員でなければ使用することができない。

2 業務端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に行ってはならない。

3 見出データ及び戸籍に関するデータは、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第15条 保護管理者は、データの適切な管理を図るため、別表のとおり戸籍電算システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(研修の実施)

第16条 データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、保護管理者は、取扱責任者及び取扱職員に対して年1回以上の教育、研修計画を策定し、実施しなければならない。

(会議)

第17条 データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 統括保護管理者は、必要に応じて会議を招集するものとする。

3 会議は、統括保護管理者のほか、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 統括保護管理者は、必要と認めるときは、前項に掲げる職員以外の者の出席を求め、その意見等を聴くことができる。

5 会議の庶務は、市民生活部市民課において処理する。

附 則

この訓令は、平成20年12月9日から施行する。

別表(第15条関係)

戸籍電算システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

機器及びソフト等の名称

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバ

保護管理者

1 施錠できる保管庫に設置

2 保管庫の鍵の管理

1 サーバは施錠できる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。

2 サーバは、取扱責任者又は保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。

業務端末機

1 パスワードによる起動

2 システム使用状況リスト

3 施錠のできる保管庫に保管

1 業務端末機は、取扱責任者又は保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

2 システム使用状況リストは定期的に印字するとともに、施錠のかかる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

1 バックアップ記録リスト

2 施錠のかかる保管庫に保管

1 バックアップ記録リストは、定期的に印字するとともに、施錠のできる保管庫で管理する。

「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム

1 複写及び変更不能のプログラム保護

1 アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト面で講じる。

平川市戸籍電算システムに係るデータ保護管理規程

平成20年12月9日 訓令第10号

(平成20年12月9日施行)