○平川市文書取扱規程

平成18年1月1日

訓令第10号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 文書の収受及び配布(第4条―第6条)

第3章 文書の処理(第7条―第12条)

第4章 文書の浄書及び発送(第13条―第18条)

第5章 公文方式(第19条―第23条)

第6章 本庁の文書の整理及び保存管理(第24条―第31条)

第7章 総合支所の文書の整理及び保存管理(第32条―第54条)

第8章 補則(第55条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、市長の事務部局における文書管理の標準化及び合理化を図り、文書事務処理を適切かつ迅速に行うことを目的とする。

(文書の管理統制)

第2条 文書の管理統制は、総務部総務課において行うものとする。

2 総務部総務課長は、文書の収受、配布、発送、保管及び保存の事務を管理し、あわせて文書事務を総括する。

3 総務部総務課長は、各課の文書事務取扱状況を調査し、文書事務が適正及び円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(文書管理者及び文書取扱主任)

第3条 課に文書管理者及び文書取扱主任を置く。

2 文書管理者は、課長をもってこれに充て、文書取扱主任は、職員のうちから課長が命じ、その職氏名を総務部総務課に通知しなければならない。これらの者に変更があった場合も同様とする。

3 文書管理者は、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書事務に関する課内職員の指導育成に関すること。

(2) 文書の処理状況の点検及び保管状況の指導改善に関すること。

(3) 文書の審査及び保存年限の決定に関すること。

(4) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(6) その他課の文書処理に関すること。

4 文書取扱主任は、文書管理者の命を受け、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書事務の効率的な推進に関すること。

(2) 文書の整理、保管及び保存の指導に関すること。

(3) ファイル基準表の作成に関すること。

(4) 保管文書の移換え、置換え及び軽易な文書の廃棄に関すること。

第2章 文書の収受及び配布

(収受及び配布)

第4条 市に到着した文書及び物品は、総務部総務課において受領し、次により処理するものとする。ただし、市で受領すべきでないものがあるときは、総務部総務課は、返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

(1) 一般文書は、開封することなく、総務部総務課に備付けの文書仕分箱を利用して処理するものとする。

(2) 親展及び秘扱いの表示あるものは、親展文書収受簿(様式第1号)に登載の上、封筒に収受印を押印し、市長及び副市長あてのものは総務部総務課長に、会計管理者あてのものは会計課長に、その他のものは主管の文書管理者に配布するものとする。

(3) 書留文書は、書留文書収受簿(様式第2号)に登載の上、主管の文書管理者に配布し、受領印を徴するものとする。

(4) 金券、現金及びこれらに類するものは、金券添付の印(様式第3号)を封筒又は文書に押印し、金額等を記入したのち主管の文書管理者に配布するものとする。

2 開封に伴い、封筒を失うことにより発信者の住所又は氏名が不明となるものについては、その文書に封筒を添付するものとする。

3 戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出書又は申請書には、収受印を押印してはならない。

4 2以上の課の所管にわたる文書は、その関係の最も深い課の文書管理者に配布するものとする。

5 分掌事務に関して配布先が明らかでない文書は、総務部総務課長の調整を経て配布先を決定し、主管の文書管理者に配布するものとする。

6 課長は、第1項の規定により文書等を受けたときは、次により、文書取扱主任をして収受させなければならない。

(1) 文書収受簿(様式第4号)に登載すること。

(2) 文書等の余白に、各課備付けの受付印を押すこと。

(3) 収受番号を当該文書等に記入すること。

(郵便料の未納又は不足の文書の処理)

第5条 郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。

(口頭又は電話の処理)

第6条 口頭又は電話で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第5号)に記載して収受文書と同様な処理をしなければならない。

第3章 文書の処理

(文書の処理の原則)

第7条 すべての案件の処理は、文書によるものとする。

2 文書は、原則としてA4判の大きさの紙を縦長に用い、横書きすることとし、記載手段は、黒色のインクを用いてのペンによる手書き、ワードプロセッサー若しくはパーソナルコンピューターの出力による印字、タイプライター打ち又はそれらのものの印刷若しくは複写によるものとする。

3 各課で受領した文書は、速やかに上司の閲覧に供し、その処理につき指示を受けなければならない。

4 施行期日の予定されるものは、決裁その他施行に必要な手続を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議及び審査の機会を失わないように努めなければならない。

(起案)

第8条 文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用い、必要項目を記入のうえ、重要な事案は、文案の前に起案の趣旨を前書きし、文案の後に準拠法令とその条文、参考書類及び予算関係等必要な事項を摘記し、又は添付することとする。

2 諸官公庁等からの文書で、その大部分を移記して発送する必要があるものは、訂正の必要箇所を朱の括弧で表示し、その上に訂正文を朱書して、起案用紙に添付し、起案することができる。

3 回議案には、関係書類を順序よく添付して、事案の経過をわかりやすいようにすることとする。

4 回議案について、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印を押印することとする。

5 回議案で、合議を要するものは、その合議欄に必要職名を記入し、上司の決裁を得たのち関係部課と合議するものとする。

6 電報の回議案は、特に簡明を旨とし、本人及びあて先のわきには、電文を仮名文字で朱書することとする。

(決裁)

第9条 文書の処理は、すべて主務係長、課長補佐、課長、部長及び副市長を経て市長の決裁を受けなければならない。ただし、平川市事務専決代決規程(平成18年平川市訓令第9号)によるものは、この限りでない。

2 前項ただし書により決裁を受け、又は執行したもののうち、特に必要と認められるものは、「要後閲」と朱書し、上司登庁後直ちに承認を受けなければならない。

3 回議案で、急を要するものは、起案用紙上部余白に朱書し、特に急を要するものは、事務担当課の職員が持ち回りして決裁を受けなければならない。

(回議案の合議)

第10条 回議案で他部課に関係のあるものは、それぞれ関係部課に合議しなければならない。ただし、あらかじめ関係部課と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができている場合は、この限りでない。

2 合議の順序は、関連の深い課から順次他の課に及ぶものとする。

3 前項の合議を受けた関係部課は、特別の事情がある場合を除き、直ちに同意又は不同意を決しなければならない。この場合において、その意見を異にするときは、関係部課長は互いに協議し、なお、その協議が整わないときは、符せん用紙に意見を付して上司の指示を受けなければならない。

4 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、更に合議しなければならない。

5 合議案で上司の命により変更又は廃案となったときは、起案者において合議先に通知しなければならない。

(合議文書の再回付)

第11条 合議を受けた事案でその結果を知る必要があるものは、起案用紙の欄外に「再回付」と朱書して再回付を求め、再回付を受けたときは、「再回付」の表示の下に認印を押し、速やかに返さなければならない。

(決裁文書の処理)

第12条 決裁を完了した文書は、各課において直ちに、決裁年月日を記入した後、施行、発送等の手続をとらなければならない。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第13条 決裁済の文書で浄書を要するものは、各課において浄書するものとする。

(発送手続)

第14条 発送すべき文書は、各課において午後3時までに、本庁においては総務部総務課に、尾上総合支所及び碇ヶ関総合支所においては各々の総務課(以下「総務課等」という。)に回付しなければならない。

2 新たに発送番号を必要とするものは、文書発送簿(様式第7号)に件名及び担当者名を記載し、発送番号をつけるものとする。

(添付書類又は物品)

第15条 発送に際し、添付書類又は物品のあるものは、次により総務課等に回付しなければならない。

(1) 添付書類には、各課において文書から分離しないように整備すること。

(2) 小包その他特殊な包装を必要とする文書又は物品は、各課において、包装のうえ、あて名を記載すること。

(文書及び物品の発送)

第16条 文書及び物品において発送するときは、次によらなければならない。

(1) 文書及び物品は、その数量を確認し、書留等特殊な事務取扱いを要するものは、封筒に「書留」等所定の表示をすること。

(2) 郵送文書を発送しようとする場合は、料金後納とするものとし、当該文書に料金後納郵便物差出票(様式第8号)を添えて郵便局に差し出さなければならない。

(3) 前号の規定により難い場合又は発送文書の数が少ない場合は、切手を貼って郵送するものとし、切手の受払い状況を切手受払簿(様式第9号)により明確にしておかなければならない。

(発送文書の差出名)

第17条 発送文書は、法令に特別の定めのあるもののほか、市長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、市名、部課長名又は部課名を用いることができる。

(メール及びファクシミリによる文書の送受信)

第18条 照会、回答、通知等の文書については、メール及びファクシミリにより送受信することができる。

2 前項の規定による文書の送信は、ファクシミリ送信票(様式第10号)に所要事項を記入したうえ、送信する文書の事務担当者が行うものとする。

3 ファクシミリによる文書受信は、収受し、普通文書と同様に取り扱うものとする。

4 職員は、休日、休暇及び特別の事情がある場合のほか、毎日電子メールの受信を確認しなければならない。

第5章 公文方式

(文書の種類)

第19条 文書の種類は、その性質により次のとおりとする。

(1) 一般文書 往復文書及び課内文書その他の文書で法規文書、令達文書及び告示文書以外のもの

(2) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により、議会の議決を経て条例として制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により、市長の権限に属する事務に関し制定するもの

(3) 令達文書

 訓令 所属機関又は所属職員の全部又は一部に命令するもの

 指令 個人又は団体からの申請又は願いに対して許可又は許可等の行政処分を行うために発するもの

 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項について作為若しくは不作為を命じ、又は行政処分を取り消すために発するもの

(4) 公示文書

 告示 法令の規定等で義務付けられ、又は公表を要する規定等で管内一般に公示するもの

 公告 公示するもので告示以外のもの

(文書の記号、番号)

第20条 文書には、次により記号及び番号を付さなければならない。

(1) 法規文書には、その区分の上に市名を冠し、法規の種類に応じて条例・規則公布簿(様式第11号)により順次番号を付するものとする。

(2) 令達文書及び公示文書には、その区分の上に市名を冠し、それぞれの種類に応じて公示・令達番号簿(様式第12号)により順次番号を付するものとする。

(3) 一般文書には、市名の題字を冠し、文書発送簿により準備番号を付するものとする。

(4) 文書の番号は、会計年度(第1号及び第2号に規定するものにあっては、暦年)間を通ずる連続の番号を用いるものとする。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度に限り、終始同一番号を用い往復の回数に従い、順次番号の下に(の1)(の2)等回数番号を付するものとする。

(公布等)

第21条 条例、規則等の公布等は、平川市公告式条例(平成18年平川市条例第3号)により公告しなければならない。

(公印の使用)

第22条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、起案文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

2 公印は、総務課等の課長の許可を得て押印するものとする。

3 契約及び登記関係等の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割り印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のりづけの箇所に割り印を押すものとする。

(発送の日付)

第23条 発送文書の日付は、浄書の日を用い、浄書は、決裁の日に行うことを原則とする。ただし、特に期日を指定したもの又は日付の記録からその効力に影響があるものについては、この限りでない。

第6章 本庁の文書の整理及び保存管理

(整理及び保存管理)

第24条 本庁の文書は、簿冊により整理及び保存管理する。

(完結文書)

第25条 完結文書とは、事件の完結した文書をいう。

第26条 完結文書とは、主管課において編集保存しなければならない。

(保存年限)

第27条 保存年限は、次のとおりとする。

永久保存

(1) 法令、規程、令達、例規及びこれに関する通牒の原議類

(2) 重要なる事業計画及びその実施に関する書類

(3) 町の配置分合、改称、境界等に関する書類

(4) 地積

(5) 重要なる契約書類

(6) 職員の進退又は賞罰に関する文書及び履歴書

(7) 表彰に関する書類

(8) 予算及び決算書類

(9) 会計帳簿書類

(10) 財産、公の施設及び町債に関する書類

(11) 学校その他重要な機関の設置及び廃止に関する書類

(12) 事業の引継ぎに関する書類

(13) 不服申立て、訴訟及び審査請求に関する書類

(14) 前各号に定めるもののほか、諸統計、市自治の沿革をみるに必要な書類及び将来参考証明となるべき重要書類で10箇年を超えて保存の必要があるもの

10年保存

(1) 報告、届出等で特に重要な文書

(2) 歳入簿、歳出簿、消滅時効が5箇年を超える債権に係る歳入歳出の証拠書その他出納に関する重要な文書及び帳簿

(3) その他10年の保存を必要と認める文書

5年保存

(1) 消滅時効が5年以下の債権に係る歳入歳出の証拠書、物品の出納簿その他出納に関する文書

(2) その他5年の保存を必要と認める文書

3年保存

(1) 申請、願、届、上申、報告、調査及び照復等文書で5年保存の必要のないもの

(2) 出勤簿、出張命令簿及び時間外勤務命令簿

(3) 休暇、遅参及び早退の届出簿及び願簿

(4) その他3年の保存を必要と認める文書

1年保存

(1) 一時的処理に属する申請、願、届、上申、報告、調査及び照復文書

(2) 収受発送に関する諸簿冊

(3) 収入支出の計算書その他出納に関する軽易な文書及び帳簿

(4) その他軽易な文書

(完結文書の編集、保管)

第28条 完結文書は、完結の順序により次に従って編集しなければならない。

(1) 一般文書等は暦年別、会計に関する文書等は会計年度ごとに保存年限別に編集すること。

(2) 同一書類の文書で数箇年にわたり完結するものは最終年の文書に、数種類に関連するものはその関係の最も深いものを分類して保存する。

(3) 文書に附属する絵図、写真、ひな型等で文書と共に編集でき難いものは別に袋に収容し、結束し、又は編集して文書との関係を記載すること。

(4) 保管又は保存する文書の表紙及び背表紙には、保存年限を記載したシール(様式第13号)を貼ること。

(5) 編集を終えた文書の保管は、主管課において行わなければならない。

(文書の保存)

第29条 文書の保存は、主管課において保存文書目録を作成し保存する。この場合において、保存文書目録を1部総務部総務課に提出しなければならない。

2 保存簿冊は、書庫に文書コードごとに配列し、常に整理整頓して保存しなければならない。

(保存年限の延長)

第30条 保存文書で保存年限が経過したもので、引き続き保存する必要があると認められるものは延長することができる。

(文書の廃棄)

第31条 保存年限が経過した文書は、総務部総務課が作成した廃棄文書一覧表に基づき廃棄する。

2 市が規定した保存年限中であっても法定保存年限を経過したものについては、前項の手続を経て廃棄することができる。

3 前2項の規定により廃棄する場合、文書中他にもれて支障あるものは、抹消し、裁断し、又は焼却して処分しなければならない。

4 廃棄する文書の中で市誌編さんの資料として必要と思われるものは、総務部総務課に引き継がなければならない。

第7章 総合支所の文書の整理及び保存管理

(整理及び保存管理)

第32条 尾上総合支所及び碇ヶ関総合支所の文書は、ファイリングシステムにより、常に整然と分類整理するとともに、非常災害時に備え、防火対策を施し、紛失、火災盗難等の予防を完全にしておかなければならない。

2 文書は、執務中を除き、自己の手元に保管してはならない。

3 事務担当者は、懸案文書以外の文書を第34条で定めるファイル基準表に定める分類項目によって仕分分類し、個別フォルダーに入れてキャビネットに収納し、保管する。

4 第1項の整理及び保存管理の責任者は、第41条に定める引継ぎを受けたものについては、尾上総合支所及び碇ヶ関総合支所の総務課長(以下「総務課長」という。)とし、その他の文書については、各課の文書管理者とする。

(保管単位)

第33条 文書の保管単位は、原則として課とする。

(ファイル基準表)

第34条 文書取扱主任は、毎年4月1日までに、当該保管単位においてファイルする文書等についてファイル基準表(様式第14号)を作成し、その写しを文書管理者を経て総務課長に提出しなければならない。その際、作成された最新のファイル基準表は、キャビネットの各引き出しの最前部に置いておき、文書取扱主任において当該年度の記載事項の変動を記録するものとする。

2 前項後段の規定により記録された修正部分については、翌年度に作成するファイル基準表に反映させるものとし、当該年度中の提出を要しない。ただし、組織改正等に伴いファイル基準表を年度途中で作成し直す必要が生じたときは、前項前段と同様に写しを総務課長に提出しなければならない。

3 文書取扱主任は、法令等に定められた簿冊その他の文書でフォルダーにファイルすることができないものについてもファイル基準表に明記し、前2項の規定に準じて総務課長に提出しなければならない。

(ファイル基準表の審査)

第35条 総務課長は、前条の規定により提出されたファイル基準表について、その記載事項の審査を行うものとする。

(保管用具)

第36条 文書の整理及び保管の用具は、キャビネット及びファイリング用品を使用する。ただし、これに収納することが不適当な文書については、書棚、保管庫等の用具を使用するものとする。

2 キャビネットは、原則として保管単位ごとに一定箇所に集中配列し、配列順序は左から第1号とし、段数は上から順次数える。

(整理及び保管の区分)

第37条 完結文書は、会計年度又は歴年により整理及び保管し、移換え(年度替わりに伴い、原則としてキャビネットの上段の引き出しの「当該年度」の文書を、「前年度」文書用の下段の引き出しに移すこと。以下同じ。)の必要のないものは、廃棄する。

2 年度及び年を越えて処理した文書は、その事案が解決した年度及び年の文書として整理及び保管する。

(懸案文書)

第38条 未完結文書は、懸案文書として、懸案フォルダーで管理し、キャビネットの所定の位置に保管する。

(文書整理作業)

第39条 年度替わり及び年替わりに文書取扱主任が中心となって次に掲げる内容の文書整理作業を保管単位全員で行わなければならない。

(1) 年度替わり

 保存年限の延長申請手続

 保存単位内のファイル換えの実施とスケジュール表の提出

 ファイル基準表の見直しと訂正

 前々年度分文書及び前々年度文書の置き換え作業

 前年度分文書の移換え作業

 資料文書の見直し

 当年度フォルダーの作成

 ファイル基準表写しの提出

 フォルダー対象外文書の整理

 物品の整理

 執務環境の整備

(2) 年替わり

 ファイル基準表の見直しと訂正

 前年度文書の移換え作業

 当年フォルダーの作成

 フォルダー対象外文書の整理

(文書の移換え及び置換え)

第40条 前々年度及び前年度の保管文書の置換え(所定の保管期間を過ぎた文書を、事務室から書庫へ移動させること。以下同じ。)に伴う引継ぎは、毎年、総務課長が定めた時期に行うものとする。

2 前年度及び前年の保管文書の移換えは、年度文書にあっては毎年4月に行うものとし、暦年文書にあっては、毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障にない限り、前項に定める引継ぎに続いて行うことができる。

3 常時使用する文書は、移換え及び置換えを行わないことができる。この場合において、第34条のファイル基準表にその旨を表示しなければならない。

4 キャビネット以外の保管用具を使用する場合の文書の移換えについては、第2項の規定に準じて行うものとする。

(保存文書の引継ぎ)

第41条 文書管理者は、文書について1年間保管し、前条第1項に定める時期までに総務課長に引き継がなければならない。この場合において、保存を必要とする文書をフォルダーごと、保存年限別に区分して文書保存箱に入れ文書保存箱カード(様式第15号)により、総務課長に引き継ぐものとする。ただし、資料文書及び1年保管文書については、この限りでない。

2 簿冊で収納する場合は、表紙及び背表紙に文書名、作成年度、廃棄年度、課名等を記載し、文書保存カードに記入のうえ、総務課長に引き継がなければならない。

3 総務課長は、前2項の規定により引継ぎを受けた文書について、その適否を調査し保存年限別に書庫に収納するものとする。

4 総務課長は、各課から前3項の規定により引継ぎを受けた保存文書の保存箱カードに棚位置番号等を記載し、その写しを課に回付しなければならない。

(文書の保存年限)

第42条 文書の保存年限は、ファイル基準表による。

(文書の保存年限の種別)

第43条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

第1種 永久保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等、特別の保存期間を有する必要がある文書については、この限りでない。

3 永久保存の文書については、10年ごとに当該文書の保管単位の長と協議のうえ、引き続き保存する必要があるかどうかを再検討するものとする。

4 具体的な文書の保存年限は、第27条の保存年限を基準として、第34条に定めるファイル基準表に設定しておかなければならない。その際、当該文書の内容の効力及び資料価値等を総合的に検討して定めることとする。

(保存年限の計算)

第44条 文書の保存年限の計算は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算し、歴年による必要がある場合は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(保存年限の延長)

第45条 保存年限を満了した文書であっても各課において、なお、保存しておく必要があると認めるものは、さらに期間を定めて保存しておくことができる。

2 前項の規定により、保存期限の延長を行うときは、当該文書保存箱カードに延長後の廃棄年月日等の所要事項を記入しなければならない。

(機密文書の整理)

第46条 引継ぎのできない機密文書については、文書管理者は、その内容及び管理方法についてファイル基準表に記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

(編集及び製本)

第47条 必要があると認める文書は、次に掲げるところにより、編集及び製本することができる。

(1) 文書は、会計年度(会計年度により難いものにあっては、歴年)により製本すること。この場合において、厚さはおおむね5センチメートルを限度とし、紙数の多寡により分冊又は合冊することができる。ただし、分冊した場合は、2の1、2の2等の符号を付すものとし、合冊した場合は、区分紙等により、会計年度又は歴年の区分を明らかにしなければならない。

(2) 編集は、原則としてA4版の大きさとする。

(保存場所)

第48条 文書管理者から総務課長が引継ぎを受けた保存文書は、書庫に保存するものとする。ただし、総務課長が他の保存場所によることが適当と認めたときは、この限りでない。

(文書の持出し)

第49条 文書の持出しをしようとする職員は、貸出カード(様式第16号)を個別フォルダーの当該文書が入っていた場所に入れておかなければならない。

2 持出した文書は、退庁時までに必ず元の場所に戻しておかなければならない。

(保管文書の貸出し)

第50条 文書の貸出しを受けようとする場合は、貸出課の文書取扱主任にその旨を申し出なければならない。

2 保管文書の貸出しを受けるときは、貸出カードの所要事項を記入し、貸出日の退庁時までに返却しなければならない。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第51条 総務課で保存する文書の閲覧をし、又は貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出票(様式第17号)により、総務課長に申し出なければならない。

2 保存文書の貸出期間は、1週間以内とする。ただし、長期にわたり貸出しを要するときは、第1項の保存文書利用申請書により、総務課長の承認を得て、当該期間の貸出しを受けることができる。

3 貸出しを受けた保存文書は、庁外に持出し、他に転貸し、若しくは抜き取り又は追補、抹消、差し替え、訂正をしてはならない。

(保存文書の廃棄)

第52条 総務課長は、保存文書で保存年限の満了したものは、文書管理者へ通知のうえ、廃棄する。ただし、資料文書及び1年保存の文書については、保管単位で廃棄するものとする。

2 文書管理者は、永久保存の文書以外の文書で保存年限が満了する前に保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、総務課長と協議して廃棄することができる。

3 第1項の通知を受けた文書管理者は、廃棄の方法等について特別の措置を必要とするもの又は法令等の改正により保存年限の延長を必要とするものがあるときは、総務課長に通知しなければならない。

(町史の資料となる廃棄文書)

第53条 前条の規定により廃棄する保存文書のうち、文書管理者の申出若しくは総務課長の判断により市の沿革等を知る上で活用することができると認められるものは、資料としてこれを別に保存しておかなければならない。

(廃棄の方法)

第54条 保管文書又は保存文書の廃棄は、適当な方法により行わなければならない。この場合において、廃棄する保管文書又は保存文書で秘密に属するもの、印影を利用されるおそれのあるもの又は庁外に搬出することが適当でないと認められるものは、関係職員立会いのもとに裁断等の方法により廃棄しなければならない。

第8章 補則

(文書取扱いの例外)

第55条 総務部総務課長は、文書の取扱いについて、この訓令により処理することのできない場合は、市長の承認を受け、この訓令以外の方法により処理することができる。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の平賀町文書取扱規程(平成8年平賀町規程第2号)、尾上町文書取扱規程(平成10年尾上町訓令甲第1号)又は碇ケ関村文書管理規程(平成7年碇ケ関村訓令第5号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成19年3月28日訓令第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現に収入役が在職する場合においては、改正後の平川市文書取扱規程第4条及び第9条の規定並びに様式第5号及び様式第6号は適用せず、改正前の平川市文書取扱規程(以下「改正前の訓令」という。)第4条及び第9条の規定並びに様式第5号及び様式第6号は、なおその効力を有する。この場合において、改正前の訓令第4条、第9条及び様式中「助役」とあるのは、「副市長」とする。

附 則(平成19年9月26日訓令第23号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成28年3月17日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

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平川市文書取扱規程

平成18年1月1日 訓令第10号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年1月1日 訓令第10号
平成19年3月28日 訓令第7号
平成19年9月26日 訓令第23号
平成28年3月17日 訓令第6号